Konsep Dasar Perencanaan

A.       Definisi Perencanaan Menurut Ahli

·         Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif yang ada.

·         G. R. Terry

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

·         Louis A. Allen

Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

·         Billy E. Goetz

Perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih saran, kebijakan, prosedur, dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.

·         Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan

Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu. Jadi, setiap rencana mengandung dua unsur, yaitu: tujuan dan pedoman.

·         Robbins dan Coulter (2002)

Perencanaan merupakan sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Definisi perencanaan dapat dilihat dari 3 (tiga) aspek (Sule & Saefullah, 2008 : 96), yakni :

1.      Sisi Proses. Yakni fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.

2.      Sisi Fungsi Manajemen. Yakni perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi.

3.      Sisi Pengambilan Keputusan. Yakni perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan diambil belum tentu sesuai, hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan kemudian hari.

Intinya, perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

            George R. Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik atau tidak, dapat dijawab melalui pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :

1.      What?

Apa sesungguhnya yang menjadi tujuan organisasi dan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut?

2.      Why?

Mengapa tujuan tersebut harus dicapai dan mengapa kegiatan yang terumuskan dalam jawaban atas pertanyaan what perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut?

3.      Where?

Dimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan?

4.      When?

Kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan dan kapan kegiatan tersebut akan dimulai dan diakhiri?

5.      Who?

Siapa yang akan melaksanakannya?

6.      How?

Bagaimana cara yang harus dilakukan untuk melakukan kegiatan tersebut?

B.       Fungsi Perencanaan

Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak terdapat 4 (empat) fungsi dari perencanaan, yaitu sebagai berikut :

1.      Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan akan menghasilkan sebuah upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi. Organisasi yang tidak menjalankan sebuah perencanaan akan sangat mungkin mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya, dan tujuan yang tidak tercapai karena bagian-bagian dari organisasi bekerja secara sendiri-sendiri tanpa adanya koordinasi yang jelas dan terarah. Perencanaan dalam hal ini memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh organisasi.

2.      Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

Seringkali perubahan dalam organisasi berada di luar perkiraan sehingga menimbulkan ketidakpastian bagi organisasi. Dengan adanya perencanaan diharapkan ketidakpastian yang mungkin terjadi di masa yang akan datang dapat diantisipasi jauh-jauh hari.

3.      Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Jika perencanaan dilakukan dengan baik maka jumlah sumber daya yang diperlukan, bagaimana cara penggunaannya, untuk penggunaan apa saja lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan.

4.      Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus dicapai oleh organisasi dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan/pengendalian manajemen. Dalam perencanaan, organisasi menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan/pengendalian, organisasi membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, membandingkan antara standar yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, hingga mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk memperbaiki kinerja organisasi. Dengan demikian, maka perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang ingin dicapai oleh organisasi.

C.        Asas-Asas Perencanaan

1.      Principle of contribution to objective. Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuan.

2.      Principle of efficiency of planning. Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam pelaksanannya dapat mencapai dengan biaya sekecil-kecilnya.

3.      Principle of primacy of planning (asas pengutamaan perencanaan). Perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya, organizing, staffing, directing, dan controlling. Seseorang tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya, tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam mwnjalankan kebijaksanaan.

4.      Principle of pervasiveness of planning (asas pemerataan perencanaan). Asas pemerataan perencanaan memegang peranan penting mengingat pemimpin pada tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggungjawab atas berhasilnya rencana itu.

5.      Principle of planning premise (asas patokan perencanaan). Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis perencanaan dapat menunjukkan kejadian-kejadian yang akan datang.

6.      Principle of policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja). Kebijaksanaan ini mewujudkan pola kerja, prosedur-prosedur kerja, dan program-program kerja tersusun.

7.      Principle of timing (asas waktu). Adalah perencanaan waktu yang relatif singkat dan tepat.

8.      Principle of planning communication (prinsip tata hubungan perencanaan). Perencanaan dapat disusun dan dikoordinasikan dengan baik, jika setiap orang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang memadai mengenai bidang yang dilaksanakannya.

9.      Principle of alternative (asas alternatif) Altenatif ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

10.  Principle of limiting factor (asas pembatasan faktor). Dalam pemilihan alternatif-alternatif, pertama-tama harus ditujukan pada faktor-faktor yang strategis dan dapat membantu pemecahan masalah. Asas alternatif dan pembatasan factor merupakan syarat mutlak dalam penetapan keputusan.

11.  The commitment principle. Perencanaan harus memperhitungkan jangka waktu keterkaitan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

12.  The principle of flexibility (asas fleksibilitas). Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibilitas, tetapi tidak berarti mengubah tujuan.

13.  The principle of navigation change (asas ketetapan arah). Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus-menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanannya untuk mempertahankan tujuan.

14.  Principle of strategic planning (asas perencanaan strategis). Dalam kondisi terteentu manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan rencana agar tujuan tercapai dengan efektif. (dalam Stoner & Wankel, 1993).

Sumber :

·           Stoner, James A.F. & Charles Wankel. 1993. Perencanaan & Pengambilan Keputusandalam Manajemen. Jakarta: PT Rineka Cipta.

·           Sule, Ernie Tisnawati & Saefullah, Kurniawan. 2008. Pengantar Manajemen. Edisi Pertama. Jakarta : Kencana Prenada Media Group.

·           Terry, George R. 1986. Asas-Asas Manajemen. Bandung : Alumni.