Ruang Lingkup Perencanaan

Fungsi perencanaan seringkali dinamakan sebagai fungsi utama dari kegiatan manajemen, karena dalam perencanaan seluruh rangkaian aktivitas yang akan dilakukan, mengapa dilakukan, kapan, dimana, dan bagaimana melakukannya disusun. Jika tidak ada fungsi perencanaan, manajer tidak akan pernah tahu apa yang harus diorganisasikan, diarahkan, dan dikontrol. Bagaimana perencanaan dilakukan? Proses perencanaan melibatkan 2 (dua) elemen penting, yakni tujuan (goals) dan rencana (plan).

A.       Pengertian Tujuan

Tujuan merupakan hasil akhir yang diharapkan dapat diraih oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi.

B.       Jenis-Jenis Tujuan

1.      Dari segi jumlah :

a)     Tujuan tunggal (single goals)

b)     Tujuan yang banyak (multiple goals)

2.      Dari segi kejelasan :

a)     Tujuan yang dinyatakan (stated goals)

Merupakan tujuan yang dinyatakan secara formal oleh sebuah organisasi kepada publik, dan menjadi jaminan akan kejelasan organisasi di mata publik. Contoh : “meningkatkan kepuasan pelanggan”. Dengan adanya pernyataan tersebut maka pelanggan akan dapat mengevaluasi apakah dalam kenyataannya perusahaan berhasil meningkatkan kepuasan pelanggan ataukah tidak.

b)     Tujuan yang aktual dan nyata (real goals)

Merupakan tujuan yang tidak dinyatakan pada publik, akan tetapi secara aktual dan nyata berusaha dicapai oleh para anggota di dalam organisasi. Contoh : “meningkatkan insentif bagi karyawan yang berprestasi dalam bekerja”.

3.      Dari segi keluasan dan waktu pencapaian :

a)     Tujuan strategis (strategic goals)

Tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi dalam jangka waktu yang relatif lama (3-5 tahun). Contoh : “menjadi market leader  dalam bisnis makanan siap saji”.

b)     Tujuan taktis (tactical goals)

Tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi dalam jangka waktu menengah, relatif lebih singkat dari tujuan strategis (1-3 tahun). Contoh : “meningkatkan pangsa pasar sebesar 30%”.

c)      Tujuan operasional (operational goals)

Tujuan yang infin dicapai oleh organisasi dalam satu periode kegiatan organisasi (6 bulan-1 tahun). Contoh : “meningkatkan penjualan makanan siap saji sebesar 20% di setiap outlet.

C.        Pengertian Rencana

Rencana merupakan segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya organisasi akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan.

  

D.       Jenis-Jenis Perencanaan

1.      Dari segi keluasan dan waktu :

a)     Rencana strategis/jangka panjang (strategic plans/long-term plans)

Rencana yang akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi, dan dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Contoh : “bagaimana agar organisasi bisa menjadi market leader dalam makanan siap saji disusun dalam rencana strategis atau jangka panjang.”

b)     Rencana taktis/jangka menengah (tactical plans/mid-term plans)

Rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapaianya tujuan jangka panjang. Contoh : “bagaimana peningkatan pangsa pasar sebesar 30% dirumuskan dalam perencanaan taktis atau jangka menengah.”

c)      Rencana operasional/jangka pendek (operational plans/short-term plans)

Rencana yang dijalankan untuk tujuan jangka pendek, dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka menengah. Contoh : “bagaimana peningkatan penjulalan makanan siap saji sebesar 20% di setiap outlet dirmuskan dalam rencana ini.

Tujuan organisasi secara keseluruhan dapat dicapai jika tujuan strategis dapat tercapai dalam jangka waktu yang ditentukan. Untuk mencapai tujuan strategis, maka disusun rencana strategis. Indikator keberhasilan dari rencana strategis dapat dilihat dari tujuan-tujuan taktisnya. Apabila tujuan taktis tercapai, maka rencana strategis berjalan dengan baik. Agar tujuan taktis dapat dicapai, maka disusun rencana taktis yang disusun untuk pencapaian tujuan dalam jangka waktu menengah. Indikator keberhasilan dari rencana taktis dapat dilihat dari pencapaian tujuan-tujuan operasionalnya. Jika tujuan-tujuan operasional tercapai, maka rencana taktis dianggap berjalan dengan semsertinya. Agar tujuan operasional dapat dicapai, maka perlu disusun rencana-rencana operasional. Rencana operasional inilah yang menjadi rumusan rencana yang harus dilakukan oleh organisasi pada jangka waktu pendek. Pencapaian tujuan jangka pendek melalui pelaksanaan dari rencana jangka pendek atau operasional akan menetukan pencapaian tujuan dan rencana diatasnya.

1.      Dari segi kejelasan :

a)     Rencana spesifik (specific plans)

Rencana yang rumusannya sudah jelas dan tidak memerlukan interpretasi (penafsiran). Contoh : “manajer yang menetapkan adanya peningkatan pangsa pasar sebesar 30% barangkali akan membuat rencana yang sangat jelas seperti; prosedur kerja yang spesifik, alokasi anggaran yang ketat, dan penjadwalan yang sudah jelas dan ketat.”

b)     Rencana direktif (directional plans)

Rencana yang dirmuskan untuk tujuan tertentu, akan tetapi pada pencapaiannya memberikan keleluasaan atau fleksibilitas untuk pencapaiannya. Contoh : “bagaimana peningkatan pangsa pasar sebesar 30% dapat dicapai barangkali tidak memerlukan rencana yang begitu spesifik. Manajer dapat menyerahkan sepenuhnya pada pimpinan dibawahnya untuk secara kreatif melakukan perencanaan dengan target yang sudah disepakati.”

2.      Dari segi frekuensi penggunaan :

a)     Rencana sekali pakai (single-use plans)

Rencana yang biasanya dilakukan untuk organisasi yang sifat kegiatannya temporal. Contoh : “kepanitiaan”

b)     Rencana penggunaan terus menerus (standing plans)

Rencana yang biasanya digunakan oleh sebuah organisasi yang kegiatannya terus berkelanjutan dari waktu ke waktu. Contoh : “kebijakan”, “prosedur”, dan “aturan kerja” yang digunakan secara berkelanjutan oleh seluruh anggota organisasi.

Sumber : Sule, Ernie Tisnawati & Saefullah, Kurniawan. 2008. Pengantar Manajemen. Edisi Pertama. Jakarta : Kencana Prenada Media Group.